COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIMOS
POLITICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PRIMERO – OBJETIVO
Asegurar el adecuado tratamiento de los datos personales por medio de la política, procedimientos y lineamientos establecidos, y velar por el derecho constitucional de Habeas Data, que tienen todas las personas, de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIMOS (en adelante UNIMOS) sobre ellas en bases de datos o archivos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y el derecho a la información, consagrado en el artículo 20 de la carta magna de los derechos humanos.
SEGUNDO – ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este manual aplica para el tratamiento de los datos personales que Unimos recolecta en virtud del convenio de asociación, los cuales tienen como fin generar el diseño, construcción, entrega y mejora de los productos y servicios que brindamos a nuestros asociados.
Los controles y procedimientos aquí establecidos son la guía para el tratamiento de los datos contenidos en los sistemas de información que Unimos dispone para manejar la información que le ha sido autorizada y entregada por parte de los asociados, causahabientes o representantes legales.
Los lineamientos de seguridad y privacidad vigentes en el presente manual rigen para colaboradores, proveedores tecnológicos y de cualquier naturaleza con los que Unimos establezca algún relacionamiento en beneficio de diseñar, implementar y mejorar los productos y servicios suministrados.
El régimen de protección de datos personales que se establece en la Ley 1581 de 2012 no será de aplicación:
- A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
- A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- A las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el Artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, con los límites dispuestos en la ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en dicha Ley.
TERCERO – DEFINICIONES
Las definiciones contenidas en el presente manual son tomadas de la legislación vigente sobre la que se establecen los lineamientos para la protección de los datos personales y del derecho a la información por parte de los asociados, las cuales sirven para tener un entendimiento basado en los conceptos de la norma en el contexto de Unimos.
- a) Autoridad de protección de datos (APD): Conforme al Artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, la APD corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la Delegatura para la Protección de Datos.
- b) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales por parte de Unimos.
- c) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por Unimos, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. En lo pertinente, el aviso de privacidad se informa a los asociados, causahabientes y representantes a través de los portales Web de Unimos.
- d) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- e) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reserva sólo es relevante para el titular, en los cuales se contemplan datos telefónicos, laborales y de ubicación.
- g) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- h) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos. De la misma forma datos que promuevan intereses de cualquier partido político o que avalen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- i) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
- j) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de Unimos.
- k) Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (LEPDP): Ley Estatutaria de 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- l) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, que, para efectos del presente manual, de la LEPDP y de la APD corresponde a Unimos la figura de responsable.
CUARTO – PRINCIPIOS RECTORES
El tratamiento de los datos personales en Unimos se rige por los principios rectores conformes a la normatividad, los cuales se utilizan para determinar los lineamientos de seguridad y privacidad en las operaciones de recolección, almacenamiento, intercambio, uso y procesamiento de los datos personales.
- a) Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente manual de protección de datos personales, la ley, decretos y la Constitución Política de Colombia. El tratamiento es realizado por personas autorizadas por Unimos o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los asociados o terceros autorizados conforme a la LEPDP.
- b) Legalidad: El Tratamiento a que se refiere el presente manual es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- c) Confidencialidad: Todas las personas que en Unimos intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. El cumplimiento de este requisito se lleva a cabo a través de cláusulas de confidencialidad que protegen la información personal ante situaciones de posible divulgación de datos por parte de colaboradores y terceras partes autorizadas para el tratamiento.
- d) Finalidad: La administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informársele al titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto.
- e) Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- f) Seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Unimos ha adoptado las medidas administrativas, humanas y técnicas necesarias para asegurar los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- g) Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Unimos tiene a disposición de los asociados la información personal, los canales y procedimientos para que puedan ejercer su libre derecho de acceso a los datos que de ellos reposan en los sistemas de información.
- h) Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
QUINTO – CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
La LEPDP considera dentro de la categoría de datos especiales los datos sensibles y los relativos a las niñas, niños y adolescentes, Artículos 5° y 7° respectivamente.
Datos sensibles: Para los propósitos de la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
La LEPDP prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
- a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptan las medidas conducentes a la supresión de identidad de los asociados.
- e) Por disposición del Decreto 1377 de 2013 se informa al titular que: por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento; que los datos relativos a la salud y biométrico objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento corresponde a las necesidades para la prestación de los servicios de Unimos, por lo cual se debe obtener su consentimiento expreso; y que ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes: En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto al tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
SEXTO – DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
La normatividad que vela por la protección de los datos personales otorga a sus asociados derechos y condiciones para el tratamiento de la información relacionada a continuación.
Derechos de los asociados: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Unimos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado a Unimos.
- b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Unimos salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- c) Ser informado por Unimos, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento Unimos o el Proveedor Tecnológico Encargado haya incurrido en conductas contrarias a la Ley de Protección de Datos Personales y a la Constitución Política de Colombia.
- f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de Unimos o del Proveedor tecnológico, de conformidad a los términos que se establecen en el presente manual.
Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Atendiendo lo dispuesto en el Artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, Unimos tiene implementados los siguientes mecanismos mediante los cuales informa a los asociados y obtiene la autorización para el tratamiento de datos personales:
- Formulario para asociación
- Formulario para solicitud de Crédito
- Portal Web de unimos.com.co
Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- b) Datos de naturaleza pública.
- c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
- d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
Suministro de la información: La información solicitada por parte de los asociados será suministrada vía correo electrónico o correo físico según corresponda el caso, procediendo conforme a la Ley de Protección de Datos Personales.
Deber de informar al titular: Unimos informa de manera clara y expresa que:
- a) El tratamiento de los datos personales tiene propósitos específicos para la prestación, entrega, mejora y divulgación de los productos y servicios dentro de las facultades otorgadas por la legislación según marco legal que rige sus funciones.
- b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- c) Los derechos que le asisten como titular de consultar, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización y conocer el uso que Unimos realiza sobre sus datos personales.
- d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Unimos.
Personas a quienes se les puede suministrar información: La información que reúna las condiciones establecidas en la LEPDP y conforme al artículo 13 podrá suministrarse a las siguientes personas:
- a) A los asociados titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
- b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- c) A los terceros autorizados por el titular o por la LEPDP.
SÉPTIMO – TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
Unimos en la figura de responsables y encargados realiza tratamiento de datos personales sensibles respecto de niñas, niños y adolescentes cuando así lo han autorizado sus representantes legales y dentro de los límites que permite la LEPDP. Dentro de las operaciones que se ejecutan, se encuentra la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión bajo los lineamientos de la legislación de protección de datos.
Unimos para lograr su objeto social y cumplir con las disposiciones que le confiere la legislación vigente, realiza el tratamiento de datos personales, sensibles y de menores de edad con la finalidad de:
- a) Mejorar los servicios de Unimos que se entregan a los asociados y beneficiarios por medio de los programas de bienestar, mediante líneas de crédito, actividades culturales y programas educativos.
- b) Crear convenios y alianzas que permitan brindar una mayor calidad y oportunidad en los servicios a los asociados y beneficiarios.
- c) Innovar en medios y mecanismos que faciliten la entrega de productos y servicios a los asociados.
- d) Analizar la experiencia y percepción que los asociados tienen sobre los productos y servicios.
- e) Gestionar los recursos para el logro del bienestar del talento humano.
- f) Brindar confianza y seguridad a terceras partes y a la sociedad en general de que los datos personales son tratados conforme a las leyes y a la constitución.
- g) Transferir a las autoridades reguladoras y del orden cuando éstas lo requieran dentro del marco de la ley y la Constitución.
- h) Ejecutar análisis y estudios de los datos que permitan llevar a cabo mercadeo, promociones y notificaciones de los productos y servicios.
- i) Transmitir datos personales a proveedores de tecnología, en el marco de la ley y la constitución.
- j) Realizar actividades de riesgo operativo y financiero para estudio y la entrega de productos y prestación de servicios.
- k) Consultar información personal contenida en sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, centrales de riesgo financiero DATA CREDITO y CIFIN.
- l) Transferir información personal de los colaboradores al Sistema Integral de la Seguridad Social de acuerdo al ordenamiento de la Ley 21 de 1982, Ley 100 de 1993 y Ley 789 de 2002.
- m) Informar a los asociados y beneficiarios sobre los servicios y beneficios a los que tienen derecho y pueden hacer valer por medio de los distintos canales.
OCTAVO – RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Unimos dispone de una estructura organizativa conformada por procesos institucionales que le permite ejecutar el tratamiento de datos personales conforme a la ley y la Constitución. El tratamiento está fuertemente apoyado en un Sistema de Gestión de Tratamiento de Datos (SGTD) articulado por cuatro fases: planear, implementar y operar, monitorear y revisar, y mejorar, el cual se encuentra consolidado en la administración de riesgos, aspecto que hace del SGTD un sistema sostenible en el tiempo.
Unimos con NIT 830.143.476-7 es la entidad responsable del tratamiento de datos personales, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. en la Av. 68 No. 49 a 47 bloque C primer piso, teléfono 4377428.
NOVENO – PROCEDIMIENTOS
El Habeas Data es un derecho otorgado por la Constitución y la Ley para que las personas puedan conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización que a su título y/o representación legal pueda proceder con ocasión de la información contenida en las bases de datos de esta institución. En consecuencia, Unimos dispone de este procedimiento que permite a los asociados ejercer el libre desarrollo de este derecho constitucional. Para efectos de atención de las solicitudes y demás derechos de los titulares de información, el área comercial es responsable de la gestión.
Unimos en cumplimiento de los derechos que la Ley 1581 de 2012 en el Artículo 8° otorga a los asociados, establece los siguientes procedimientos para la atención de las consultas y reclamos que puedan surgir debido al tratamiento de sus datos:
- a) Derecho al acceso: Soporta el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, UNIMOS debe garantizar al asociado su derecho de acceso en tres vías: que el asociado y/o titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales; que pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión de UNIMOS; y que pueda conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, incluyendo el tipo de datos personales tratados y todas las finalidades que justifican el tratamiento.
- b) Canales de comunicación: El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información. Cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales se debe dirigir por escrito al correo electrónico servicioalcliente@unimos.com.co. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Unimos solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, los cuales no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.
- c) Derecho de consultar: Unimos en cumplimiento del Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 le asiste el derecho de consulta al asociado y/o titular de la información, sus causahabientes o representantes debidamente identificados.
- d) Relación de los documentos necesarios para atender solicitudes de consulta: Cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales se debe dirigir por escrito al correo electrónico servicioalcliente@unimos.com.co o a la Carrera 69 # 47-34 Torre A Piso 2. La consulta debe contener la siguiente información:
- La identificación del Titular.
- Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
- Los documentos que acrediten la identidad del Titular, de su autorizado, representante o apoderado.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
- La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Los documentos que se quiera hacer valer.
- Firma y número de identificación.
- e) Derecho de actualizar: Dentro de los deberes que corresponde a Unimos, Artículo 17 literal f de la Ley 1581 de 2012, se encuentra el de actualizar los datos personales a que haya lugar en el tratamiento de los datos, lo cual el titular, causahabiente o representante legal deberá proceder a formular el respectivo reclamo.
- f) Derecho de rectificar: Dentro de los deberes que corresponde a Unimos, Artículo 17 literal g de la Ley 1581 de 2012, está el de rectificar los datos personales a que haya lugar en el tratamiento de los datos, lo cual el titular, causahabiente o representante legal deberá proceder a formular el respectivo reclamo.
- g) Derecho de suprimir: Los Asociados podrán en todo momento solicitar a Unimos la supresión de sus datos personales, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual relacionado con los servicios prestados por Unimos, en cuyo caso su información permanecerá en la base de datos de Unimos.
- h) Derecho de revocar: Los titulares de la información podrán en todo momento solicitar a Unimos revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales no procederá cuando exista una obligación contractual relacionada con la prestación de los servicios o cuando por alguna circunstancia estadística, histórica o normativa se requiera que la información repose en las bases de datos. Sin embargo, se aplicará la revocatoria parcial del tratamiento de datos cuando haya ocasión de carácter informativo que no guarde relación con la vida, salud y bienestar de las personas.
- i) Requisito de Procedibilidad: Por disposición del Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo y no haya recibido respuesta conforme a la Ley por parte de Unimos.
DÉCIMO – DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La LEPDP establece los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, que para el propósito de este manual corresponde a Unimos y al proveedor tecnológico respectivamente.
Deberes del responsable del tratamiento de datos: Unimos en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales le son pertinentes los deberes relacionados en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
- a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- e) Garantizar que la información que se suministre al proveedor tecnológico sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
- g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a Unimos.
- h) Suministrar al proveedor tecnológico, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley de protección de datos personales.
- i) Exigir al Proveedor tecnológico en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
- k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.
- l) Informar al Proveedor tecnológico cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y haya finalizado el trámite respectivo.
- m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los asociados.
- o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes del encargado del tratamiento de datos: Unimos y el proveedor tecnológico en modalidad de encargados de manejo de la información de datos personales de los asociados y trabajadores son quienes realizan el tratamiento de datos personales. En concordancia con la Ley 1581 de 2012, a los encargados les corresponden los siguientes deberes:
- a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la LEPDP.
- d) Actualizar la información reportada por Unimos dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los asociados en los términos señalados en la LEPDP.
- f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la LEPDP y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los asociados.
- g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la LEPDP.
- h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
- k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los asociados.
- l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
En el evento en que concurran las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
DÉCIMO PRIMERO – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
- a) Medidas de seguridad: En desarrollo del principio de seguridad establecido en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, UNIMOS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- b) Políticas de seguridad en oficinas de UNIMOS:
- Política de escritorio limpio: Los documentos con información personal del Asociado solamente se mantendrán en los escritorios mientras el funcionario está trabajando en ellos. Cuando el funcionario termine con su actividad, se levante o finalice su jornada, deberá guardarlos en gabinete bajo llave. Cuando otra persona se acerque a hablar con el funcionario, deberá dar vuelta la hoja o cerrar el expediente.
- Política de bloqueo de pantalla: Cuando el funcionario que maneje datos personales de asociados se levante de su escritorio, alguien se acerque a su puesto de trabajo, o se retire al final del día, debe dar CTRL+ALT+DELETE y seleccionar bloquear pantalla o apagar el computador. En todo caso, transcurridos cinco (5) minutos sin actividad en el computador, se ha programado su bloqueo automático.
- Declaración de privacidad al pie de los correos electrónicos: Los correos electrónicos de los colaboradores deben incluir una nota automática que indique que cualquier información contenida en el mismo tiene carácter privilegiado y confidencial.
- Revelación de información: Está prohibida la revelación de datos personales para objetivos de mercadeo, excepto cuando se trata de mercadeo directo con el asociado o cuando el área comercial de la cooperativa organice una campaña para ellos y se cuente con la respectiva autorización. Cuando alguna autoridad administrativa o judicial solicite la revelación de datos personales de Asociados, empleados o proveedores, el encargado de Riesgo deberá hacer la revisión previa a su revelación.
- c) Procedimiento ante un potencial evento de fuga de información de datos personales: Se entenderá como potencial evento de fuga de información cualquier incidente de adquisición, uso o revelación de información personal de asociados, no autorizada y que comprometa la seguridad, integridad y confidencialidad de esa información, creando un riesgo para el asociado. Ejemplos: un colaborador que accede a la información de un Asociado por fuera del ejercicio de sus funciones laborales; la pérdida o hurto de un computador que contenga información personal no encriptada; o información personal de asociados enviada por error a un fax o dirección de correo. Cualquier potencial evento de fuga de información deberá ser reportado al Encargado de Riesgo inmediatamente y en todo caso en un máximo de dos (2) días hábiles contados desde la fecha del descubrimiento. Si la fuga involucra pérdida o hurto de un computador, deberá igualmente ser reportada al Coordinador Administrativo. A juicio del Encargado de Riesgo, si la posible fuga de información constituye una violación a los códigos de seguridad, deberá informarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio.
- d) Capacitación del personal: UNIMOS capacitará a su personal por lo menos una vez al año respecto del contenido de este documento en aras de garantizar la seguridad, confidencialidad, veracidad e integridad de los datos personales de sus Asociados. Cada capacitación contará con un listado de los asistentes, así como del contenido programático de las mismas.
DÉCIMO SEGUNDO – TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
La LEPDP (Ley 1581 de 2012) prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
- a) Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- b) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- c) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- d) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y Unimos, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
- e) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales en los casos no contemplados como excepción al Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las disposiciones de dicho artículo serán aplicables para todos los datos personales, incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de 2008.
DÉCIMO TERCERO – LIMITACIONES TEMPORALES PARA EL TRATAMIENTO
Unimos y el Proveedor tecnológico solo recolectan, almacenan, usan o circulan los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades justificadas en el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se debe proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual de acuerdo al marco legal.
DÉCIMO CUARTO – AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS
La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley de Protección de Datos Personales para Colombia.
DÉCIMO QUINTO – SANCIONES
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento las siguientes sanciones:
- a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
- b) Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
- c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.
DÉCIMO SEXTO – MARCO LEGAL
Los decretos, leyes y sentencias pertinentes al presente apartado establecen el marco legal que faculta a Unimos para el ejercicio de sus funciones y del tratamiento de datos personales:
- Ley 21 de 1982
- Ley 100 de 1993
- Ley 789 de 2002
- Artículos 15, 20, 44 y 45 de la Constitución Política de Colombia
- Ley 527 de 1999
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Ley 1273 de 2009
- Decreto 886 de 2014
- Decreto 1377 de 2013
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
- Sentencia C–748 del 2011 de la Corte Constitucional
DÉCIMO SÉPTIMO – CAMBIO O MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el evento de presentarse cambios sustanciales en el contenido de esta política de tratamiento de datos personales, relacionados a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de datos personales, que puedan afectar el contenido de la autorización otorgada por el titular a UNIMOS, la Cooperativa como responsable del tratamiento comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas a través de la página web https://www.unimos.com.co.
VIGENCIA
Esta política rige a partir del 29 de agosto de 2023 y deroga la anterior a la presente fecha o que en adelante se suscriban por fuera de esta instancia. Las actividades de Unimos obedecen a las que la ley le otorga; para el cumplimiento de las mismas requiere hacer el tratamiento de datos personales, sensibles, de niñas, niños y de menores, cuya permanencia en los sistemas de información está sujeta a las relaciones que se mantienen con los asociados y para atender cualquier solicitud de información histórica que se tenga.